Những cuộc họp luôn phải “khổ sở” với tai tiếng là thủ phạm ngốn hết thời gian làm việc của dân văn phòng. Nhưng, như bạn biết, điều này không đúng. Các cuộc họp và thảo luận nhóm không thể tốn nhiều công sức nếu chúng được thực hiện một cách chính xác.
Các cuộc họp và thảo luận nhóm không thể chiếm hết thời gian làm việc của bạn
CareerBuilder.vn Tôi muốn chia sẻ với bạn 5 quy tắc rất đơn giản nhưng nếu thực hiện tốt, bạn sẽ luôn có những buổi họp nhóm, trò chuyện vô cùng hiệu quả và ý nghĩa. Bây giờ chúng ta cùng xem nhé!
Đầu tiên. Đặt mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dựRất khó để đạt được mục tiêu mà không biết nó là gì, và các cuộc họp cũng không ngoại lệ. Do đó, trước khi bắt đầu một cuộc họp, hãy xác định mục tiêu / vấn đề cụ thể mà bạn muốn quyết định thông qua các cuộc thảo luận chi tiết (chương trình nghị sự). Người nhận lời mời họp với đầy đủ thông tin sẽ nhận được cái nhìn tổng thể về sự cần thiết và tầm quan trọng của vấn đề đang bàn. Đồng thời, việc gửi chương trình nghị sự trước ít nhất 24 giờ sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và đưa ra những đóng góp hữu ích nhất.
(Xem thêm các bài viết về Làm thế nào để bạn trả lời khi bạn không muốn tham dự một cuộc họp)
2. Mời đúng đối tượngBạn chắc chắn không quen với hình ảnh một người bối rối bước vào cuộc họp và sau đó không hiểu cuộc họp đó để làm gì, hoặc kinh nghiệm của tôi không đóng góp vào vấn đề đang thảo luận hoặc thông tin vừa được cập nhật. … Nếu đó không phải là trải nghiệm thực tế của bạn, thì đó cũng là trường hợp của một trong những đồng nghiệp của bạn. Đây là một tình huống thực sự hoang mang và lãng phí nguồn lực đáng lo ngại trong mọi tổ chức.
Vì vậy, với tư cách là người dẫn chương trình, hãy chỉ mời những thành viên thực sự phù hợp và có liên quan. Bạn không cần phải làm cho bất cứ ai khó chịu hơn về các cuộc họp. Cố gắng duy trì các cuộc họp tối đa từ 5 đến 7 người để có kết quả tốt nhất. Bởi vì khi số lượng người tham dự trở nên quá lớn, rất có thể một số thành viên sẽ bắt đầu trở thành người ngoài cuộc và không đóng góp được gì hữu ích, và chủ đề thảo luận sẽ dễ trở nên lộn xộn, lạc đề và khó kiểm soát.
Mời đúng đối tượng
3. Bắt đầu và kết thúc đúng giờCho dù bạn đang có tổ chức hay hiện tại, hãy tạo thói quen ước lượng thời gian và thiết lập ranh giới. Đừng bao giờ đến muộn một cuộc họp và đừng đợi ai đó đến muộn, dù họ là ai. Cửa phòng họp và ‘nơi làm việc’ nên được đóng lại ngay sau khi lịch trình được thông báo, để những người có mặt đúng giờ cảm thấy được tôn trọng và những người đến muộn cảm thấy xấu hổ vì họ không muốn có một lần nữa như thế này.
Bắt đầu cuộc họp đúng giờ cũng quan trọng như kết thúc cuộc họp đúng giờ. Đừng ham mê “ý tưởng quá nóng bỏng, cứ tiếp tục lắng nghe nó” hoặc “nó kéo dài nửa tiếng cũng không sao” và khiến nó diễn ra thường xuyên hơn. Chúng ta không có ngày nào để gặp nhau. Là người tổ chức, bạn phải suy nghĩ và ước lượng thời gian cần thiết khi lời mời được gửi đi, kiểm soát hiệu quả thời gian và điều phối sự tương tác khi cuộc họp diễn ra. Là một người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày ngắn gọn ý kiến của mình về đúng chủ đề và khách quan theo cách có giá trị nhất. Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp, tích cực và tránh nhầm lẫn.
Theo các chuyên gia, chúng tôi thường mời họp bằng Outlook hoặc thời gian mặc định của Google là 60 phút. Nhưng bạn nên chú ý hơn đến điều này, hãy sử dụng 15 phút cho một cuộc họp 15 phút. Những người tham dự cuộc họp sẽ đánh giá cao và chân thành cảm ơn bạn vì đã không lãng phí thời gian của họ. Cố gắng tổ chức cuộc họp trong vòng 30-45 phút là tốt nhất.
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
4. Bám sát chủ đề và mục tiêuNhư đã đề cập trước đó, lời mời họp phải luôn đi kèm với một chương trình cụ thể. Khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia cần nhận thức được mục tiêu và bám sát các chủ đề thảo luận.
Đôi khi, trong một số trường hợp cuộc thảo luận rất sôi nổi hoặc do những người tham gia có nhiều băn khoăn, một cuộc họp sẽ chệch hướng với vô số ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa so với vấn đề ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức / người lãnh đạo là rất quan trọng. Khéo léo cắt bỏ những ý kiến lạc đề, nhắc lại mục tiêu chính của cuộc họp và đề nghị những người tham gia tổ chức một cuộc họp khác về vấn đề này sau đó. Tất nhiên, mỗi công ty, tổ chức đều có rất nhiều kế hoạch và vấn đề cần giải quyết, nhưng không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Hãy duy trì sự chuyên nghiệp và tạo dựng thành công bắt đầu với phương châm “Đúng lúc – Đúng người – Đúng việc”.
5. Tóm tắt sau khi thảo luậnKhông bao giờ kết thúc cuộc họp mà không tóm tắt những gì đã thảo luận và đề ra phương hướng. Một cuộc họp mà không đưa ra quyết định cuối cùng hoặc tóm tắt những việc cần làm tiếp theo là một cuộc họp vô nghĩa.
Trường hợp xấu nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin không đầy đủ, và sau đó ở cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu lặp lại những gì đã nói.
Năm nguyên tắc CareerBuilder.vn Chỉ những cái được chia sẻ ở trên tuy không mới lắm nhưng mình nghĩ nếu bạn áp dụng một cách hoàn hảo thì chắc chắn sẽ Nâng cao hiệu quả công việc Từ bản thân và nhóm đáng kể. Chúng tôi là những người sử dụng thời gian của chúng tôi. Bạn rất vui khi biết rằng bạn đã góp phần xóa bỏ bất công và mang lại sự công bằng cho các cuộc họp, phải không?
Nguồn ảnh: internet
Trên thực tế, luật tốt phải là luật thể hiện được ý chí, nguyện vọng của nhân dân, phù hợp với đời sống thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu lực của quản lý hành chính nhà nước. Vì vậy, trong quá trình soạn thảo các dự án luật cần có cơ chế để tạo “sức hút” đối với các ý kiến đóng góp, phản biện của người dân, tổ chức, công ty … đặc biệt là đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp của pháp luật. Dẫn đến việc nâng cao chất lượng các dự án luật trình Quốc hội xem xét.
Minh họa: Internet
Tham vấn vẫn có thể định cấu hình Có thể thấy, hình thức lấy ý kiến góp ý vào các dự án luật rất đa dạng, thông qua các cuộc hội thảo, hội nghị, đóng góp qua công văn, website, v.v. Nhiều ý kiến cho rằng, việc tổ chức lấy ý kiến chuyên gia, học giả và những người chịu tác động trực tiếp thông qua hình thức hội nghị, hội thảo, hội nghị chuyên đề là phù hợp. Tuy nhiên, do kinh phí xây dựng luật còn hạn chế nên không thể tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm với số lượng lớn. Đối với mỗi buổi hội thảo, số lượng người tham gia không được quá đông. Vì vậy, nhiều người bị ảnh hưởng trực tiếp không thể tham gia các buổi tư vấn. Trong một nghiên cứu gần đây về thực trạng phân tích chính sách trong quá trình xây dựng pháp luật ở Việt Nam của nhóm nghiên cứu thuộc Ban Chỉ đạo Cải cách tư pháp Trung ương, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính, Viện Khoa học pháp lý, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội, Viện Kinh tế và Luật ASEAN cùng các chuyên gia của một số trường đại học chỉ ra một thực tế là, đối với quá trình xây dựng Tuyên ngôn Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, không thể tổ chức các buổi tư vấn tiêu dùng trực tiếp tại cơ sở do thiếu của Quỹ. Kết quả của nhóm nghiên cứu cũng cho thấy, ngoài việc lấy ý kiến bằng các công văn của các Bộ, ngành, địa phương; Thông qua hội thảo dành cho các chuyên gia và công ty cũng có hình thức lấy ý kiến của các cá nhân, tổ chức thông qua cổng thông tin trực tuyến của chính phủ và cơ quan soạn thảo. Tuy nhiên, phương thức lấy ý kiến này còn mang tính hình thức, số lượng lấy ý kiến từ người dân qua cổng thông tin rất ít, thậm chí có luật không có nội dung lấy ý kiến như Luật An toàn vệ sinh thực phẩm. Bởi nhiều người cho rằng việc làm luật là việc của nhà nước chứ không phải của họ. Trên thực tế, các phương pháp và kỹ thuật thu thập ý kiến của người dân và người bị ảnh hưởng bằng cách đưa lên trang web đã không thu hút được người bị ảnh hưởng và chủ đề tham gia. Việc cơ quan soạn thảo đưa ra một lượng thông tin “khổng lồ” về dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản kèm theo mà không hướng người dân vào những nội dung quan trọng, trọng tâm của dự thảo, những nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người dân, quy định mới đòi hỏi mọi người để thay đổi hành vi và thói quen của họ, làm cho sự sẵn sàng tham gia mất một thời gian rất dài. Cần lưu ý, mặc dù cơ quan soạn thảo làm công tác lấy ý kiến chuyên gia, học giả và những người chịu tác động trực tiếp nhưng trong hồ sơ trình dự án luật không có báo cáo riêng phản ánh ý kiến của nhóm đối tượng này. Các tài liệu trình dự luật cũng không giải thích quan điểm về những vấn đề này đã được tiếp nhận và phản hồi như thế nào. Việc giải thích của cơ quan soạn thảo hoặc ban soạn thảo về việc tiếp thu quan điểm của những người bị ảnh hưởng hoặc ý kiến của các chuyên gia, học giả chưa được thể hiện rõ ràng. Các chuyên gia cũng cho rằng, hiện nay đang thiếu cơ chế phản hồi thông tin từ cơ quan soạn thảo. Điều này đã làm giảm động lực của các chuyên gia, học giả, cá nhân, tổ chức và công ty tham gia đóng góp xây dựng luật. Theo đánh giá của Phó Viện trưởng Viện Khoa học pháp lý Bộ Tư pháp, Tiến sĩ Nguyễn Văn Kiềm – Thành viên Nhóm nghiên cứu về thực trạng hoạt động phân tích chính sách trong quá trình xây dựng pháp luật ở Việt Nam hiện nay. Có thể thấy các quy định hiện hành của Luật văn bản quy phạm pháp luật 2008 và các văn bản hướng dẫn thi hành, cho thấy các nhà lập pháp đã có nhiều cố gắng trong lĩnh vực dân chủ, công khai, minh bạch trong quá trình ban hành luật để huy động và đảm bảo sự tham gia từ cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, vẫn còn khoảng cách giữa luật và thực tế.
Tạo cơ chế lắng nghe, đồng hóa và phản hồi các ý kiến một cách thường xuyên và có trách nhiệm
Chúng ta thường nói về việc làm thế nào để vực dậy các văn bản quy phạm pháp luật, Giáo sư Nguyễn Đăng Dung cho biết trong một bài phát biểu gần đây tại hội thảo về thực trạng phân tích chính sách trong quá trình xây dựng pháp luật ở Việt Nam hiện nay. Hãy sống đúng luật. Trên thực tế, một văn bản pháp luật, chính sách mới sau khi ban hành có xuất hiện hay không hoàn toàn phụ thuộc vào việc văn bản, chính sách đó có phản ánh thực sự yêu cầu của cuộc sống hay không. , nếu không đáp ứng được yêu cầu của cuộc sống thì sớm muộn văn bản, chính sách này cũng trở nên lạc hậu hoặc “chết yểu”. Vì vậy, để văn bản quy phạm pháp luật có “sức sống lâu bền”, các nhà hoạch định chính sách cần biết cách đưa những yêu cầu cần thiết trong từng lĩnh vực của đời sống vào chính sách, để chính sách được người dân chấp nhận và người dân sau khi thực hiện chính sách. được phát hành. tổ chức như một phần không thể thiếu trong cuộc sống của họ. Nói thì dễ nhưng làm thì không dễ chút nào. Nhiều chuyên gia cho rằng, để đạt được điều này, chúng ta cần có quy trình xây dựng chính sách, pháp luật rõ ràng, minh bạch, công nhận quyền và đảm bảo điều kiện cho người dân tham gia vào hoạt động hoạch định chính sách, pháp luật. Cần mở rộng khả năng tiếp cận thông tin để người dân chủ động tìm kiếm thông tin. Cần đa dạng hóa các công cụ cung cấp thông tin và cách thức phổ biến thông tin đến các phương tiện truyền thông một cách đơn giản và dễ hiểu. Cần tạo các diễn đàn đối thoại trực tiếp giữa các nhà lãnh đạo, các nhà hoạch định chính sách và các cơ quan quản lý của đại diện các nhóm lợi ích khác nhau do chính sách điều hành trực tiếp khi phù hợp.
Đặc biệt, cần xóa bỏ thủ tục tiếp thu ý kiến, xây dựng cơ chế lắng nghe, tiếp thu và phản hồi ý kiến thường xuyên, có trách nhiệm. Bởi trên thực tế, để thu hút được sự tham gia đóng góp ý kiến hay phản biện thì cần phải có đối thoại. Các ý kiến đóng góp cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và có trách nhiệm bởi cơ quan soạn thảo và nhà lập pháp. Việc chấp nhận hay không chấp nhận phải được giải thích rõ ràng, công khai và ngay lập tức trên các phương tiện, công cụ tiếp thu ý kiến, đóng góp của người dân. Chỉ khi có phản hồi đầy đủ, công khai, rõ ràng và kịp thời, người xem mới thấy rằng ý kiến của họ thực sự được lắng nghe, tạo niềm tin và thu hút sự tham gia, đóng góp vào quá trình.
Qua: daibieunhandan.vn
Bài viết được chia sẻ bởi caigiday.com
